Φυσική απογραφή
Η φυσική απογραφή είναι μια διαδικασία που εκτελείται σε τακτά χρονικά διαστήματα με στόχο να γίνει φυσική καταμέτρηση των αποθεμάτων στους αποθηκευτικούς χώρους και στη συνέχεια να ενημερωθεί κατάλληλα το λογιστικό υπόλοιπό τους. Είναι σημαντικό να ακολουθούνται τα στάδια της φυσικής απογραφής που συνοψίζονται στα παρακάτω:
- Διεξάγεται φυσική καταμέτρηση του πραγματικού αποθέματος στις αποθήκες.
- Καταχωρούνται στην εφαρμογή οι ενδείξεις υπολοίπων βάσει των αποτελεσμάτων της φυσικής μέτρησης (με παραστατικά καταχώρησης φυσικής απογραφής).
- Δημιουργούνται (αυτόματα από εργασία) διορθωτικά παραστατικά Αποθήκης που αποκαθιστούν τις ορθές –σύμφωνες με την πραγματικότητα –μηχανογραφικές ενδείξεις.
Διεξαγωγή και καταχώρηση φυσικής απογραφής
1. Διεξάγεται φυσική απογραφή ανά ΑΧ και καταχωρείται στη φυσική απογραφή της αποθήκης στο παραστατικό 3000 (Καταχώρηση φυσικής απογραφής). Είναι σημαντικό για κάθε ΑΧ να καταχωρείται ξεχωριστό 3000.
Μηδενισμός των υπαρχόντων υπολοίπων των ειδών
2. Για τα είδη που έχει πραγματοποιηθεί φυσική απογραφή και για τον ΑΧ που έχει πραγματοποιηθεί η φυσική απογραφή των εν λόγω ειδών εκτελούμε την εργασία ‘Μηδενικές ποσότητες φυσικής απογραφής’ (Εμπορική Διαχείριση=>Αποθήκη=>Απογραφές=> καταχωρώντας τη σειρά μηδενισμού πχ.3003 για τον κάθε ΑΧ.
3. Για τον μηδενισμό διεξάγουμε την εργασία ενημέρωση φυσικής απογραφής ενημερώνοντας από τη σειρά 3003 την αντίστοιχη σειρά 5003 για τον κάθε ΑΧ.
Η εργασία της <Ενημέρωσης φυσικής απογραφής> δημιουργεί διορθωτικά παραστατικά αποθήκης (ενημέρωσης φυσικής απογραφής) με επεξεργασία στοιχείων από τα παραστατικά καταχώρησης της φυσικής απογραφής. Συγκεκριμένα επιλέγουμε:
- Ημερομηνία καταχώρησης: δηλώνετε την ημερομηνία με την οποία θέλετε να εκτελέσετε μηδενισμό φυσικής απογραφής η οποία θα είναι πάντα πριν την φυσική απογραφή. Η ημερομηνία είναι αυτή με την οποία και θα δημιουργηθούν τα διορθωτικά παραστατικά.
- Σειρές καταχώρησης απογραφής: επιλέγετε τις Σειρές παραστατικών με τις οποίες καταχωρήσατε το μηδενισμό πχ 3003.
- Μεταγενέστερες κινήσεις ημέρας: φίλτρο για μη συμμετοχή στο υπόλοιπο κινήσεων μεταγενέστερων του παραστατικού καταχώρησης απογραφής. Αν η απογραφή έχει γίνει σε προηγούμενη ημερομηνία και έχουν γίνει κινήσεις από τότε, κλικάρω Μεταγενέστερες κινήσεις ημέρας σε Ναι, έτσι ώστε από την απογραφή της προηγούμενης ημερομηνίας να μου αφαιρέσει τις επόμενες κινήσεις
- Τιμές από περίοδο: ορίζετε από ποια περίοδο θα επιλεχθούν οι τιμές που θα συμπληρωθούν στο παραστατικό διόρθωσης.
- Σειρά: επιλέγετε τη Σειρά με την οποία θα καταχωρηθούν τα διορθωτικά παραστατικά πχ 5003
- Σειρά ανάλωσης: εφόσον χρησιμοποιείται το κύκλωμα της παραγωγής και πραγματοποιείται φυσική απογραφή και για αναλούμενα θα πρέπει επιλέξετε και τη Σειρά ανάλωσης.
Ενημέρωση της φυσικής απογραφής
Κατόπιν της ενημέρωσης του μηδενισμού της φυσικής απογραφής, εκτελείτε την ενημέρωση της φυσικής απογραφής επιλέγοντας την εργασία της <Ενημέρωσης φυσικής απογραφής> η οποία δημιουργεί διορθωτικά παραστατικά αποθήκης (ενημέρωσης φυσικής απογραφής) με επεξεργασία στοιχείων από τα παραστατικά καταχώρησης της φυσικής απογραφής. Συγκεκριμένα επιλέγουμε:
- Ημερομηνία καταχώρησης: δηλώνετε την ημερομηνία με την οποία εκτελέσατε την φυσική απογραφή. Η ημερομηνία είναι αυτή με την οποία και θα δημιουργηθούν τα διορθωτικά παραστατικά.
- Σειρές καταχώρησης απογραφής: επιλέγετε τις Σειρές παραστατικών με τις οποίες καταχωρήσατε τη φυσική απογραφή πχ 3000
- Μεταγενέστερες κινήσεις ημέρας: φίλτρο για μη συμμετοχή στο υπόλοιπο κινήσεων μεταγενέστερων του παραστατικού καταχώρησης απογραφής. Αν η απογραφή έχει γίνει σε προηγούμενη ημερομηνία και έχουν γίνει κινήσεις από τότε, κλικάρω Μεταγενέστερες κινήσεις ημέρας σε Ναι, έτσι ώστε από την απογραφή της προηγούμενης ημερομηνίας να μου αφαιρέσει τις επόμενες κινήσεις
- Τιμές από περίοδο: ορίζετε από ποια περίοδο θα επιλεχθούν οι τιμές που θα συμπληρωθούν στο παραστατικό διόρθωσης.
- Σειρά: επιλέγετε τη Σειρά με την οποία θα καταχωρηθούν τα διορθωτικά παραστατικά πχ 5000
- Σειρά ανάλωσης: εφόσον χρησιμοποιείται το κύκλωμα της παραγωγής και πραγματοποιείται φυσική απογραφή και για αναλούμενα θα πρέπει επιλέξετε και τη Σειρά ανάλωσης.
Για παράδειγμα:
Η εταιρεία έχει μόνο έδρα και όχι άλλο υποκατάστημα.
Η φυσική απογραφή έγινε με ημερομηνία 25/8/2022. Το είδος APIVITΑ απογράφηκε στην έδρα και συγκεκριμένα στον ΑΧ φαρμακείο με υπόλοιπο 10τμχ και στον ΑΧ eshop με υπόλοιπο 5τμχ.Σύνολο 15τμχ και στους 2 ΑΧ.
Η απογραφή καταχωρήθηκε με 25/8/2022 σε παραστατικό 3000 στον ΑΧ φαρμακείο ποσότητα 10τμχ και σε δεύτερο παραστατικό 3001 με 25/8/2022 στον ΑΧ eshop ποσότητα 5τμχ.
Για να γίνει μηδενισμός του είδους APIVITΑ εκτελούμε την εργασία Μηδενικές ποσότητες φυσικής απογραφής’ (Εμπορική Διαχείριση=>Αποθήκη=>Απογραφές=> καταχωρώντας τη σειρά μηδενισμού πχ.3003 για τον κάθε ΑΧ. Στις 24/8/2021 σειρά μηδενισμού 3003 για το ΑΧ φαρμακείο και δεύτερο παραστατικό 3004 με 24/8/2021 στον ΑΧ eshop με μηδενικές ποσότητες.
Κατόπιν επιλέγουμε την εργασία της ενημέρωσης φυσικής απογραφής, με ημερομηνία 24/8/2021, επιλέγουμε την σειρά 3003 και για τον ΑΧ φαρμακείο και 3004 για τον ΑΧ eshop.
Στη σειρά αποθήκης επιλέγουμε τη σειρά της Φυσικής απογραφής μηδενισμού πχ.5003 και 5004 αντίστοιχα.
Κάνουμε τις υπόλοιπες επιλογές όπως αναλύονται:
- Μεταγενέστερες κινήσεις ημέρας: φίλτρο για μη συμμετοχή στο υπόλοιπο κινήσεων μεταγενέστερων του παραστατικού καταχώρησης απογραφής. Αν η απογραφή έχει γίνει σε προηγούμενη ημερομηνία και έχουν γίνει κινήσεις από τότε, κλικάρω Μεταγενέστερες κινήσεις ημέρας σε Ναι, έτσι ώστε από την απογραφή της προηγούμενης ημερομηνίας να μου αφαιρέσει τις επόμενες κινήσεις
- Τιμές από περίοδο: ορίζετε από ποια περίοδο θα επιλεχθούν οι τιμές που θα συμπληρωθούν στο παραστατικό διόρθωσης.
- Σειρά ανάλωσης: εφόσον χρησιμοποιείται το κύκλωμα της παραγωγής και πραγματοποιείται φυσική απογραφή και για αναλούμενα θα πρέπει επιλέξετε και τη Σειρά ανάλωσης
Με το μηδενισμό δημιουργούνται παραστατικά μηδενισμού 5003 και 5004 ανά ΑΧ με τα οποία μηδενίζονται οι ποσότητες των ειδών που έχουμε καταχωρήσει στο 3003 και 3004 ανά ΑΧ
Ενημέρωση φυσικής απογραφής
Κατόπιν κάνουμε ενημέρωση φυσικής απογραφής με ημερομηνία 25/8/2021 των παραστατικών φυσικής απογραφής 3000 που έχουμε καταχωρήσει επιλέγοντας τον ΑΧ φαρμακείο και 3001 για τον ΑΧ eshop. Στη σειρά αποθήκης βάζω τη σειρά πλεονασμάτων-ελλειμμάτων πχ.5000 και 5006 αντίστοιχα και οι υπόλοιπες επιλογές όπως αναλύονται παραπάνω.
Είναι σημαντικό να επισημάνουμε τα παρακάτω:
Η απογραφή λογίζεται από τη στιγμή που δημιουργηθεί το 5000 και 5006 (παραστατικό πλεονασμάτων-ελλειμμάτων). Ότι κινήσεις έχουν γίνει νωρίτερα θα μηδενιστούν (με το παραστατικό μηδενισμού 5003 και 5004).
Για παράδειγμα αν καταχωρηθεί η απογραφή σήμερα στις 13:00 και η ποσότητα σε ένα είδος είναι 7 τεμάχια, και από το οποίο στις 10:00 έχουν πουληθεί 5 τεμάχια, δηλαδή έχω ποσότητα στην αποθήκη του soft1 -5, θα εγγραφούν 12 τεμάχια στο παραστατικό 5000 για να δημιουργηθεί στην αποθήκη η ποσότητα 7 που είναι η πραγματική. Δηλαδή από τις 13:00 και μετά η αποθήκη του soft1 θα έχει την πραγματική ποσότητα που είναι και η ποσότητα της φυσικής απογραφής.
Αν χρειαστεί να καταχωρηθεί τιμολόγιο – δελτίο αποστολής αγοράς προηγούμενης ημερομηνίας, ή θα καταχωρηθεί πριν την απογραφή, υπολογίζοντας τα είδη στη φυσική απογραφή ή θα καταχωρηθεί μετά την απογραφή μη υπολογίζοντας τα είδη στη φυσική απογραφή
Για παράδειγμα αν στο προηγούμενο παράδειγμα υπάρχει ένα τιμολόγιο –δελτίο αποστολής αγοράς από προηγούμενη ημερομηνία και καταχωρηθεί πριν την διενέργεια απογραφής είναι σωστό.
Αλλιώς αν καταχωρηθεί μετά την διενέργεια απογραφής με την πραγματική ημερομηνία δηλαδή προγενέστερη της απογραφής και στη φυσική απογραφή έχουν συμπεριληφθεί-καταμετρηθεί οι ποσότητες του τιμολογίου, θα αλλαχθεί η ποσότητα βάσει της οποίας έγινε ο μηδενισμός και η ενημέρωση πλεονασμάτων-ελλειμμάτων και στην ουσία δεν θα είναι σωστή η ποσότητα του είδους.
Γενικά η ροή πάει ως εξής :
1. Καταχωρώ τα 3000 παραστατικά απογραφής
2. Υπολογισμός τιμών κόστους για κάθε μήνα του παρελθοντικού έτους
3. Μεταφορά υπολοίπων αποθήκης
4. Μηδενικές ποσότητες φυσικής απογραφής
5. Ενημέρωση φυσικής απογραφής για τα παραστατικά μηδενισμού
6. Ενημέρωση φυσικής απογραφής για τα παραστατικά απογραφής
7. Υπολογισμός τιμών κόστους για κάθε μήνα του τρέχοντος έτους